Darbu no mājām var efektivizēt, stiprinot digitālās prasmes

Pirmā sociālās distancēšanās nedēļa mudinājusi daudzus uzņēmumus meklēt attālinātās strādāšanas veidus. Ja pirms tam e-parakstu lietoja vien tikai katrs ceturtais (26%) no uzņēmumiem, tad pagājušajā nedēļā pieprasījums pēc e-paraksta risinājuma audzis septiņkārtīgi. Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas asociācijas (LIKTA) un partneru izveidotā Digitālā Brieduma testa* rezultāti liecina, ka uzņēmumiem, ieviešot attālinātā darba risinājumus, vajadzētu vēl vairāk domāt par digitālo drošību, kur pietiekošus risinājumus ieviesis vien tikai katrs ceturtais (24%) aptaujāto uzņēmumu.

Līdzšinējie rezultāti rāda, ka 6% Latvijas uzņēmumi digitalizācijas jomā ir augsti attīstīti, kamēr gandrīz piektdaļa sēž uz rezervistu soliņa – šajos uzņēmumos nav ieviesti teju nekādi IT risinājumi. Lielākā daļa uzņēmēju (87%)  atzinuši, ka nejūt pārākumu digitālās attīstības jomā pret saviem konkurentiem. “Lai arī digitālie risinājumi ir pieejamāki kā jebkad, dati liecina, ka uzņēmēju vidū tie netiek pilnībā izmantoti, tajā pašā laikā redzam, ka uzņēmumi saprot, ka pie digitalizācijas ir jāstrādā. Esošā krīze mudinās uzņēmējus domāt ne tikai par tiešsaistes rīkiem, kas nodrošina strādāšanu ārpus biroja, bet arī par efektivitāti, drošību un veidiem, lai nodrošinātu, ka klienti informāciju par uzņēmumu atradīs ātrāk nekā par konkurentiem,” stāsta LIKTA prezidente, profesore Signe Bāliņa.

43%  uzņēmumu nodrošina iespēju darbiniekiem strādāt no mājām, taču tikai ceturtā daļa ir parūpējušies par to, lai dati ārpus biroja būtu tikpat drošā vidē, kā birojā. Par to, ka par digitālo drošību ir jādomā papildu,  liecina arī tas, ka 2/3 atzīst, ja tiktu zaudēta pieeja uzņēmumu datiem, tos nebūtu iespējams ātri atjaunot. “Ieviešot atbilstošus IT risinājumus, iespējams mazināt riskus zaudēt uzņēmuma darbības nodrošināšanai svarīgus dokumentus, kā arī parūpēties par drošu klientu datu uzglabāšanu,  ko gandrīz jau teju divus gadus aizsargā GDPR regula. Tāpēc aicinām uzņēmējus par piemērotiem digitālās drošības risinājumiem domāt jau šodien,” norāda LIKTA prezidente, profesore Signe Bāliņa.

Divi vienkāršākie efektivitātes veicināšanas rīki tiešsaistē ir e-rēķini un e-paraksts. Iespēju saņemt un nosūtīt e-rēķinus ikdienā izmanto 45% uzņēmumu, kamēr e-parakstu lieto vien ceturtdaļa (26%) testu aizpildījušie. Šī brīža situācija ar attālināto darbu un pašizolēšanos daudzus ir mudinājusi izmantot kādu no e-rīkiem, piemēram, pieprasījums pēc e-parakstiem pēdējās nedēļas laikā ir pieaudzis 7 reizes.

Rezultāti liecina, ka Latvijas uzņēmēji ir noskaņoti pozitīvi un gatavi pārmaiņām – nedaudz vairāk kā puse uzņēmēju jau ir vīzija ar konkrētiem IT uzlabojumiem, kādus tie vēlētos ieviest savos uzņēmumos nākamo 3 līdz 5 gadu laikā. “Priecājamies, ka Latvijas uzņēmēji ir gatavi pielāgoties mūsdienu dzīves ritmam, teju pusei testu aizpildījušo ir ne tikai skaidra nākotnes vīzija, bet arī detalizēts plāns ar IT risinājumiem un uzlabojumiem, kas tiks ieviesti jau tuvākā gada laikā. Pašlaik ir tas brīdis, kad aicinām uzņēmējus domāt arī par to, ko un kā darīt tuvākajās dienās, nedēļās un mēnešos,” saka S. Bāliņa.

*Digitālā brieduma tests ir LIKTA un partneru izstrādātā projekta “Gudrā Latvija” pirmais posms, kas ļauj uzņēmējiem izmērīt savu digitālās attīstības briedumu, salīdzināt to ar konkurentiem nozarē un saņemt ieteikumus, kādus IT risinājumus ieviest. Testa rezultāti tika apkopoti no 784 uzņēmēju atbildēm.

Gudrā Latvija: ieteikumi izkliedētu komandu vadīšanā sociālās distancēšanās laikā

Jaunā realitāte – attālinātais darbs – rada ne tikai jaunus izaicinājumus uzņēmumu vadītājiem, bet sniedz arī iespējas stiprināt komandas savstarpēju uzticēšanos, kā arī veicināt produktivitāti. Kampaņas “Gudrā Latvija” partneri uzsver, ka nav vienas formulas, kas der visiem, tomēr ir pieredzē balstīti ieteikumi, kā pilnveidot komandas vadīšanas prasmes attālināti.

Savstarpēju uzticēšanos var un vajag veicināt arī attālināti

Strādājot attālināti pazūd tradicionālās komunikācijas formas neformālu attiecību veidošanai, piemēram, tērzēšana pie rīta kafijas vai pusdienām. Tajā pašā laikā savstarpējo uzticēšanos var izveidot un turpināt attīstīt arī digitālajā vidē, tikai savādāk. Par spīti attālumam, ir jāatrod laiks, lai aprunātos ar kolēģiem par ikdienišķām lietām. Tikpat svarīgi gan vadītājiem, gan darbiniekiem ir neļauties aizspriedumiem tikai tāpēc, ka nav iespēja otru satikt klātienē – jāatceras, ka katrs darbinieks tiešsaistē ir tikpat apzinīgs kā birojā.

Komandas sinerģijas nodrošināšanai svarīgi ir atbilstoši IT rīki  

Brīžos, kad komandas sinerģija jānodrošina attālināti, ka aicina nebaidīties un izmantot pieejamos tiešsaistes rīkus, piemēram, video konferences un kopīgie komandas čati. Piemēram, tā vietā, lai sarežģītus darba jautājumus risinātu e-pastos, visērtāk un resursus taupošāk būs izmantot videozvana opcijas. Pētījumi liecina, ka viens no pozitīvajiem virtuālās vides aspektiem ir tas, ka izkliedētās komandās mēdz būt mazāk negatīvu un personisku nesaskaņu.

Iesaistīti darbinieki ir apmierināti darbinieki

Pastāv mīts, ka darbinieki, strādājot attālināti, jūtas izolēti un atstumti, taču arī tā ne vienmēr ir realitāte. Pieredze rāda, ka daudzi cilvēki patiesībā šo laiku izbauda, spēj labāk koncentrēties un rada jaunas idejas. Šajā brīdī vadītājam ir jāparūpējas, lai visi darbinieki tiktu un justos iesaistīti – skaidra informācijas nodošana un regulāra sarakste vai sazvanīšanās.  Tikpat svarīgi ir stāstīt par uzņēmuma nākotnes plāniem, kā arī darba dienas noslēgumā kopīgi atrast kādu labu stāstu, ko komanda kopīgi ir paveikusi dienas laikā, tādējādi veicinot pozitīvas emocijas un gandarījuma sajūtu.

Darbinieku sniegumu veicina skaidras norādes par vēlamo rezultātu

Attālinātā darba apstākļos vadītājus uztrauc apgalvojums, ka nav iespējams precīzi novērtēt katra darbinieka sniegumu, taču arī tas neatbilst realitātei. Ja tiešais vadītājs dod skaidrus uzdevumus, termiņu un iezīmē vēlamo rezultātu, tad darbinieku sniegumu var novērtēt pat vēl labāk kā pie normāliem ikdienas apstākļiem. Svarīgi ir darbiniekam iedot apziņu, ka komandas biedri var lūgt viens otra palīdzību jebkurā brīdī.

Vissvarīgākais – empātija un savstarpēja pieņemšana

Izkliedētu komandu vadībā savstarpējo attiecību veidošanas un uzturēšanas prasmes kļūst vēl nozīmīgākas. Šis ir tas laiks, kad komandas vadītājiem un darbiniekiem ir jābūt vēl ciešākiem, nekā tie bijuši līdz šim. Empātija, otra cilvēka izprašana un pieņemšana jo īpaši svarīga ir virtuālās un izkliedētās komandās. Jāatceras, ka ikviens darbinieks vispirms ir cilvēks ar savām bailēm un nedrošību par jauno situāciju, taču katram ir arī savi nākotnes plāni un mērķi. Cilvēcīgumu un cilvēciskumu digitālā pasaulē neviens nav atcēlis, tas šobrīd ir svarīgāks par visu pārējo.